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今更と思わないでください。まだまだ業務効率を上げ、無駄なメールを排除する工夫にもなり、迷惑メール、spamを受け付けない方法が多々あります。その一部と、また荷担しない対策を今回はまとめました。

1　メールソフトを見直す

電子メールソフト、メールクライアント、メールユーザエージェント (Mail User Agent : MUA)などと呼びますが、一般的にはメールソフトでよいでしょう。

まず利用中のメールソフトのバージョンが提供されているバージョンと大きく異なる場合はアップデートが得策です。メールを経由したトロイの木馬ウイルスや、悪質なビーコンで情報を盗み見られる可能性があるからです。セキュリティ対策としもまず、バージョンチェックは欠かさないようにしましょう。

以下は筆者が利用経験があるメーラーの一部です。

上級者向け

■Becky!
http://www.rimarts.co.jp/becky-j.htm

多機能なメールソフトとして上級者向きであるが、機能やプラグインを使いこなすことでスパム対策も可能

■EdMax
http://www.edcom.jp/

Becky同様にカスタマイズ性が高いメールソフト。やはり上級者向けと言えるが利便性や自身の使い勝手にあわせたコントロールは便利といえる。

Thunderbird
　http://www.mozilla-japan.org/products/thunderbird/
　オープンソースとして注目されるメールソフト、機能も必要十分でプラグインなども充実しつつある。学習型迷惑メールフィルタが標準で付いている。

古いバージョンはすぐに変えるだけでなく、大量のメールを振り分けるならばいっそのこと変更されることを推奨します。

2　届いたメールを振り分けする。

メールを振り分けすることは業務を効率化だけでなく、迷惑メール排除にも役立ちます。

フィルタの極意は、どのように検索した結果でメールを集めるか。
ただそれだけです。

同じ宛先の人のフォルダ分けなら 宛先に その人のアドレスが含む条件
もし同じ会社ならドメインで絞り込むこともできますし、
多重条件となる、同じ会社でCCにabeがあるとき。といった条件も対処できるでしょう。

件名でも本文でもできるでしょう。
同じ件名条件であれば　件名に「ゴミ箱レポート」を含む場合でよいわけです。

条件には順位があります。それもまた確認してみましょう。上から順番に処理されるフィルタで効率化を図りましょう。

なお振り分け、フィルタ設定は各メールソフトによって異なります。

Outlook
　フォルダを作り、該当フォルダを選択したままメニューより＞ツール＞メッセージツール＞メールを選択
新規のメールルール　で条件が作れる。

Outlook Express　振り分け方法
　参考　http://support.microsoft.com/kb/880194/ja

　Outlook同様にルールを利用した振り分けが可能

Becky!
　フォルダを作り フィルタリングマネージャ、または該当フォルダで「フォルダ振り分けルール」を適応する

Thunderbird
　http://www.mozilla-japan.org/products/thunderbird/
　フィルタ設定より設定ができる。

3　振り分け条件を極める

さまざまなプラグインやアプリケーションで自身での対策を色づけしてくれます。

Becky！では Becky! メールセキュリティなどベイズをつかった分析が可能になるプラグインが公開されてます。

メールはソフトで見ている以外にも情報が隠されています。
ヘッダー情報といいますが、ここには宛先、送信者、その時間などだけではなくどのようなサーバーを経由したかなどが書かれています。
そこには、どのようなメールソフトで送られたか、最近ではSPFやDOMAINKYESなどで送信が正しいか特定できるような情報があります。
たとえば 一般的でないメール送信をしているスパムで特別なソフトを使っていた場合
「X-Mailer」覧にソフトの名前があるかもしれません。フィルタする言葉としてはピッタリではないでしょうか？

4　ベイズを利用する際の諸注意

ベイズ理論は大変便利に思われますが、日本語は苦手とされています。
単語に分解して加点をしていき特定点になるとスパムと判定します。

この仕組みではメールマガジンや請求書が判定されてしまう可能性があるからです。
通常の仕組みには「除外」とするホワイトリストがあるので有効活用しましょう。

ホワイトリストの設定方法はソフトによってまちまちですが、おおむねドメイン単位、アドレス単位といえます。

5　水面下で防止する

結果的に全て受信して振り分けているだけで、メールの確認をしなければなりません。
これでは非効率です。もちろん優先しているメールから見るので速度はあがるとおもいますが、メールがたくさん来ると非効率と言えます。

企画屋のメールサーバではサーバ上で迷惑メールフィルタがあるので
ソレを活用します。その他のメールサーバでも比較的設定は増えています。ログインして確認してください

おすすめは　「簡単スパムカット」+SPAMHAUS を使用するです。

サーバー上で設定をした利点は、迷惑メールに該当したメールを一時的にサーバに貯めておけるので、不要なメールを受信しなくてよいという効率の面があります。

KIKAKUYAのK1メールではゴミ箱レポートメールが届き、件名一覧があるのでそれを一通受けて、それからWEBメーラーでログインして確認するといった方法は便利ではないでしょうか？

もしあやまって判定されてるのであれば、これもサーバー上の「ホワイトリスト」を活用しましょう。

6　受けないためには 迷惑メールを送らない。

受取時にフィルタリング（振り分け）してしまうメール。
自身もそのようなメールにならない工夫が必要です。
自身が迷惑にならないようなメールを書く必要があります。
たとえば「HTMLメール」は警戒されやすいメールです。

また専用送信ソフトなどでの同報メールを送るとフィルタリング対象になることが分かりますよね？

7　迷惑メールに無関心にならなない。

一度迷惑メールを迷惑メールフォルダに自動化するようにしたり、サーバーで排除する設定にしたり、さらにベイズを使って自動削除などを行っていると迷惑メールが減ったような錯覚をしてしまいます。しかし迷惑メールは決して減っていません。
絶え間なく届き、ネットワーク全体への負荷も問題になっています。

さらに、迷惑メールに紛れ込んだ商談メールの可能性もあります。
常にメンテナンスをして、迷惑メールを正しく排除しましょう。

たとえばSMTP AUTHを利用し、認証されたメールを確保することも信頼をつくる一つです。
port 587（Outbound Port 25 Blocking）化の動きもこれにあたります。

投稿者 企画屋BLOG担当: 2007年08月10日 16:50