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その昔。業務連絡は、回覧板などでまわしていました。
受け取った人は、閲覧、捺印、次の人へ届けるという手順をふまなくてはならず、最後の人に届くまでに時間がかかります。それに、まわされた人の中には、回覧板に書かれている連絡が今回は関係ない人もいるかもしれません。

現在は、メールで業務連絡をすることが増え、その内容に関係がある人にだけ、一斉に送信することができます。しかし、毎回、毎回「佐藤さん」「山田さん」「田中さん」「加藤さん」……と、宛先をひとりづつ入れるのはひと苦労です。「CC」を利用すると、返信のときに宛先から洩れてしまったり、どのメールが誰宛に送られたのかわかりにくいなど、混乱する要因にもなります。

そこで便利なのが「メーリングリスト」。誕生してからもう10年以上になりますが、まだ活用したことのない人もいるのでは？メーリングリストとは、複数のアドレスへ同時に電子メールを配信する仕組みで、集団でのコミュニケーションが取れるのが特徴です。

例えば、総務部全員にメールを送信したいとき、「佐藤さん」「山田さん」「田中さん」「加藤さん」……と宛先を入力しなくても、「soumubu@会社」だけで、簡単にメールを送信できるのがメーリングリスト。
返信するときも、宛先が自動的に「soumubu@会社」になるので、送信洩れが防げます。

題目にしたがって様々なものを開設・参加できるので、総務部の中でも、そのプロジェクトにかかわっているメンバーだけのメーリングリストを作ることもできます。
どのプロジェクトで、どのメーリングリストを使うかを決めておくだけで、メール連絡を簡単便利に効率化させることができます。

なお、個人のメールアドレスを公開しなくてもいいので、社外などの面識のない人とも安心して連絡を取れるのも、メリットのひとつです。

メーリングリストは、通常のメールソフトだけでも運営することができますが、煩雑な管理作業が必要になってしまい、規模が拡大すればするほど、管理は難しくなります。しかし、メーリングリスト管理ソフトはインストールや設定が面倒。そこで弊社eEgg79のオプションサービスでは、多くの動作実績を誇る国産の高機能メーリングリスト管理ソフト「FML」をご用意しています。当サービスでは、インストールから設定、細かなカスタマイズまで全て弊社が行います。eEgg79オプションサービスの「FMLメーリングリスト」については、お気軽に弊社までお問い合わせください。

投稿者 企画屋BLOG担当: 2008年06月09日 12:11